Afspraken, herinneringen en minder lege plekken in je agenda

Een no-show kost drie kwartier die je niet terugkrijgt. Het meeste daarvan voorkom je met twee dingen: op tijd herinneren en het makkelijk maken om te verzetten.

Een agenda die weet wie, waar en wanneer

In een praktijk met meer dan één diëtist of meer dan één locatie loopt een gedeelde agenda snel vast. Voedia werkt daarom per behandelaar én per locatie: openingstijden en afsprakenduur stel je per locatie in, en iedere medewerker ziet zijn eigen agenda. Werk je met collega's op verschillende plekken of in een andere tijdzone, dan wordt dat meegerekend — ook rond de zomer- en wintertijdovergang.

Terugkerende afspraken en afwezigheid

Een traject van acht controles om de twee weken zet je in één handeling neer in plaats van acht keer. Vakantie, een cursusdag of een vast blok waarin je geen consulten doet, leg je vast als afwezigheid — die momenten vallen dan automatisch buiten je beschikbaarheid.

Bevestigen en herinneren zonder eraan te denken

Zodra een afspraak staat, gaat er een bevestiging naar je cliënt. Voor de afspraak volgt automatisch een herinnering, per e-mail en als pushbericht in de app. Verzet je een afspraak, dan gaat de herinnering opnieuw mee met de nieuwe tijd — dat klinkt klein, maar het is precies de situatie waarin het in de praktijk misgaat.

Je cliënt plant zelf in — binnen jouw grenzen

In de app ziet je cliënt vrije momenten en kan hij er zelf een kiezen. Daar zitten bewust kaders omheen:

• alleen binnen de beschikbaarheid die jij hebt ingesteld voor die locatie en behandelaar;
• minimaal een paar uur van tevoren, zodat je niet voor verrassingen staat;
• maximaal acht weken vooruit;
• één openstaande zelfgeboekte afspraak tegelijk — een vervolgafspraak plan jij.

Daarmee haal je het heen-en-weer appen over "wanneer kan ik komen" weg, zonder de regie over je agenda te verliezen.

Annuleren met een termijn die jij bepaalt

Je stelt in hoe lang van tevoren een cliënt nog zelf mag afzeggen, bijvoorbeeld 24 uur. Binnen die termijn gaat annuleren via jou. Dat maakt de afspraak over het niet-nakomen van een afspraak ook een stuk makkelijker te voeren: hij stond van tevoren vast en je cliënt heeft hem gezien.

Minder no-shows, zonder trucjes

Er is geen knop die no-shows wegneemt. Wat wel helpt is de optelsom: een bevestiging op het moment van plannen, een herinnering kort voor de afspraak, een manier om zelf te verzetten die geen telefoontje kost, en een afspraak die zichtbaar is in dezelfde app waar je cliënt zijn plan en dagboek bijhoudt. In no-shows verminderen staat wat dat in de dagelijkse praktijk betekent.